Yetki
Harcama işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi için projede bir harcama yetkilisi ve bir gerçekleştirme görevlisi belirlenmelidir.
Olağan hallerde proje yürütücüsü harcama yetkilisi olarak atanır. Proje yürütücüsünün uzun süreli yurtdışı görevi gibi imza yetkisini etkin bir şekilde kullanmasına engel olan durumlarda projeden başka bir araştırmacı da proje yürütücüsünün talebiyle ve Rektör onayıyla harcama yetkilisi olarak atanabilir.
Harcama yetkilisi de gerçekleştirme görevlisini atar.
Onay
Satın alınacak mal ve/veya hizmetler için talep yazısı harcama yetkilisi tarafından imzalanır.
Mal ve Hizmet alımları için öncelikle 3 fiyat teklifi alınması gerekir. İlgili mal veya hizmet en düşük fiyat teklifi veren firmadan alınmalıdır. Ürünün veya hizmetin niteliği sebebiyle başka teklif alınamayacak durumlarda Tek Teklif Onay Formu doldurulur ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır.
Daha sonra var olan fiyat tekliflerindeki KDV hariç tutarlarla Piyasa fiyat araştırma tutanağı doldurulur ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır.
Hizmet alımları için ihale onay belgesi doldurulur, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır.
AB ve diğer uluslararası hibe projelerinde sarf malzeme alımları için de aynı ihale onay belgesi doldurulur, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır.
• Sarf malzeme alımları için harcama yetkilisince imzalanmış bir Malzeme Listesi,
• Cihaz vb. taşınır mal alımları için harcama yetkilisince imzalanmış bir Teknik Şartname (marka-model belirtilmemiş olması gerekir),
• Hizmet alımları için harcama yetkilisince imzalanmış bir Hizmet Gerekçesi,
belgelere eklenir.
Fatura
BAP’a teslim edilen ilk aşama belgelerinin onaylanmasının ardından Firmadan fatura alınır.
Faturanın açıklama kısmında Proje numarası veya kısa adının, firmaya ödeme yapılacak IBAN numarasının eklenmesi gerekir olmalıdır (avansla yapılan alımlarda IBAN no gerekli değildir).
KDV muafiyeti ile alınan faturaların açıklama alanında istisna gerekçesi de olmalıdır:
“314-19/2 usülüne göre yürürlüğe girmiş uluslar arası anlaşmalar kapsamındaki istisnalar”
E-fatura mükellefi olan firmaların kurumumuza kesecekleri faturaların e-fatura şeklinde düzenlenmesi yasal olarak zorunludur. E-fatura mükellefi olan firmaların kestiği e-arşiv veya kağıt faturalar kesinlikle kabul edilmeyecek olup aşağıda yer alan bilgilere uygun şekilde e-fatura kesilmesi istenecektir.
Fatura düzenleme programında senaryo kamu olarak seçildikten sonra aşağıdaki vergi numaraları girilmelidir.
1.Vergi No (ödeme birimi):
Sarıyer V.D. – 4690005952 - Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
2.Vergi No (harcama birimi):
Sarıyer V.D. - 4810549377 - Bilimsel Araştırma Projeleri Birimi
Firmalar kamuya kesecekleri fatura için e-fatura düzenleme kılavuzundan faydalanabilir.
Fatura kesmek için kullandıkları muhasebe programı Kamu Senaryosunu kapsayacak şekilde güncel olmayan firmalar Gelir İdaresinin e-fatura portalındaki hesaplarına girerek manuel olarak fatura düzenleyebilirler.
E-fatura mükellefi olmayan firmalar:
Sarıyer V.D. - 4810549377 - Bilimsel Araştırma Projeleri Birimi adına e-arşiv fatura düzenlemelidirler.
Fatura Ek belgeleri
Her fatura için bir Muayene Ve Kabul Komisyonu Tutanağı düzenlenir. Tutanağın sağ üstüne fatura tarihi yazılır. Mal alımlarındaki teslim tarihine de fatura tarihi yazılır. Harcama yetkilisi ve tercihen proje araştırmacısı iki ek üye tarafından imzalanır.
Örnek mal alımı Muayene Ve Kabul Komisyonu Tutanağı
Örnek hizmet alımı Muayene Ve Kabul Komisyonu Tutanağı
Cihaz vb. taşınır mal alımları için Taşınır İşlem Fişi düzenlenir ve demirbaş ilgili kişiye zimmetlenir.
Bu işlem projenin bağlı olduğu Fakültenin, Enstitünün veya Rektörlüğün Ayniyat saymanı tarafından yapılır. Bunun için faturanın ve Muayene Ve Kabul Komisyonu Tutanağının birer kopyasının ayniyat saymanına teslim edilmesi gerekir.
Ayniyat saymanı Varlık İşlem Fişi de düzenleyip BAP’a havale eder.
AB ve diğer uluslararası hibe projelerinde sarf malzemeler için Taşınır işlem fişi ve Varlık işlem fişi düzenlenmez.
Diğer projelerde demirbaşlar için izlenen aynı prosedürler uygulanır.
Hizmet alımları için Hakediş formu düzenlenir, form üzerine Firmanın kaşesi vurulup imzalanır. Ayrıca Harcama yetkilisi ve tercihen proje araştırmacısı iki ek üye tarafından imzalanır.
KDV muafiyeti olmayan hizmet alımlarında fatura düzenlenirken KDV Tevkifatı yapılması gerekir. Yapılan hizmetin niteliğine göre KDV’nin bir kısmı İTÜ tarafından doğrudan Gelir İdaresine ödenir ve firma kalan tutarı vergi olarak beyan eder. Fatura kesilmeden önce taslağının BAP tarafından kontrol edilmesi gerekir.
Avanslar
Ödeme yapmadan fatura alınamayan durumlar olabilir. Bu durumlarda satın alma için dilekçe ile avans talep edilir. Avans talebine doğrudan teminde kullanılan şu belgeler eklenir:
Sarf malzeme alımları için harcama yetkilisince imzalanmış bir Malzeme Listesi,
Cihaz vb. taşınır mal alımları için harcama yetkilisince imzalanmış bir Teknik Şartname (marka-model belirtilmemiş olması gerekir),
Hizmet alımları için harcama yetkilisince imzalanmış bir Hizmet Gerekçesi
Avans ödemesi hesaba yattıktan sonra doğrudan temin işlemlerindeki fatura işlemleri aynı şekilde uygulanarak avans kapatılır. Faturaya doğrudan teminde kullanılan şu belgeler eklenir:
Muayene Ve Kabul Komisyonu Tutanağı,
Hizmet alımları için Hakediş formu (KDV muafiyeti olmayan hizmet alımlarında fatura düzenlenirken KDV Tevkifatı yapılması gerekir.)
Cihaz vb. taşınır mal alımları için ayniyat saymanı tarafından havale edilen Varlık İşlem Fişi
AB ve diğer uluslararası hibe projelerinde sarf malzemeler için Taşınır işlem fişi ve Varlık işlem fişi düzenlenmez.
Diğer projelerde demirbaşlar için izlenen aynı prosedürler uygulanır.
Ayrıca 3 fiyat teklifi ve Piyasa fiyat araştırma tutanağı avanslarda bu aşamada teslim edilir.
Yolluklar
Seyahat ödemeleri için kişilerin bağlı bulundukları Fakülteden / Enstitüden / Rektörlükten görevlendirme alması gerekir. Görevlendirmede hangi madde ile görevlendirildiği ve hangi harcamaların hangi proje bütçesinden ödeneceği belirtilmelidir. Bu görevlendirme ve ekindeki Fakülte / Enstitü / Üniversite Yönetim Kurulu Kararı BAP’a teslim edilir.
Kişi en erken görevlendirme başlangıcından 15 gün öncesinde alacak şekilde avans talep edebilir. Bunun için proje harcama yetkilisinin BAP’a bir dilekçe vermesi gerekir. Avans almak zorunlu değildir.
Görevlendirme dönüşünde uçak bileti, konaklama faturası, katılım/kayıt vb. ödeme belgeleri, gidiş ve dönüş gününe ait taksi, tren, otobüs vb. fatura ve biletlerini ve ayrıca e-devletten alınan yurda giriş çıkış belgesini BAP’a teslim etmelidir.
Bu belgelere göre düzenlenen yolluk bildirimi harcama yetkilisi ve kişi tarafından imzalanır ve ödeme belgeleri düzenlenir.